Privacy Policy at AFC Urgent Care & Walk-In Clinic of Oak Ridge

AFC Urgent Care & Walk-In Clinic of East TN cares about our patients’ privacy

Notice of Privacy Policies

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVEIW IT CAREFULLY.

DX MSO PLLC dba AFC Urgent Care is required by law to maintain the privacy of your Protected Health Information (PHI). This Notice describes how we will treat your PHI and how we may use and disclose your PHI to carry out treatment, payment or health care operations and for other purposes that are permitted or required by law. We may share your health information for treatment, payment and health operations as described in this Notice. This Notice also describes your rights to access and control your PHI. PHI is information about you, including demographic information, that may identify you and that relates to your past, present or future physical or mental health or condition and related health care services.

Uses and Disclosures of Protected Health Information: Your PHI may be used and disclosed by the physician, our office staff and others outside of our offices that are involved in your care and treatment for the purpose of providing health care services to you, to pay your health care bills, to support the operation of the business, and any other use required by law. We may disclose PHI to family members, close friends or others concerned with your care and treatment.

Treatment: We will use and disclose your PHI to provide, coordinate, or manage your health care and any related services. This includes the coordination or management of your health care with a third party. For example, your PHI may be provided to a physician to whom you have been referred or are receiving treatment from to ensure that the physician has the necessary information to diagnose or treat you.

Payment: Your PHI will be used to obtain payment for your health care services. For example, we may provide PHI to your insurance company to obtain authorization and payment for services rendered. We may contact the Guarantor for your visit in order to obtain payment.

Healthcare Operations: We may use or disclose your PHI in order to support our business activities. These activities include, but are not limited to business associates, quality assessment activities, internal investigations, performance reviews, and training employees. In addition, we will use a sign-in sheet at the registration desk where you will be asked to provide your name and insurance company. We may also call you by name in the waiting room when the physician is ready to see you.

We may use or disclose your PHI to contact you to remind you of an appointment, to notify you of test results, to inform you of health-related services that may be of interest to you, and to check on your treatment, progress, and satisfaction with our services. We may use or disclose your PHI in the following situations without your authorization: As required by Law, for Public Health issues, Communicable Diseases, Health Oversight, Abuse Administration Directors, Organ Donation, Preliminary requirements, Legal proceedings, Law Enforcement, Coroners, Funeral Research Identification, Research with an IRB waiver, Criminal Activity, Military Activity, to avert a serious and imminent threat to a person or the public, National Security, to comply with Worker’s Compensation laws, Inmates, Disaster Relief and other Required Uses and Disclosures. Under the law, we must make disclosures to you and when required by the Secretary of the Department of Health and Human Services.

Other permitted and required uses and disclosures, such as for marketing or sale of your PHI to third parties, will be made only with your authorization. Once given, you may withdraw authorization at any time in writing delivered to the address given below.

You have the right to inspect and copy your protected health information. Under federal law, you may not inspect or copy psychotherapy notes, information compiled in anticipation of, or use in, a legal proceeding, and PHI that is otherwise prohibited.

You have the right to request a restriction of your protected health information. This means you may ask us not to use or disclose any part of your PHI for the purposes of treatment, payment or health care operations. Your request must be in writing, delivered to the address given below, and state the specific restriction requested and to whom you want the restriction to apply. If you have paid for your services in full and ask us not to disclose your visit to your insurance company, we will honor that request. We are not required to agree to any other restriction that you may request and if we believe it is in your best interest to permit use and disclosure of your PHI, it will not be restricted. You then have the right to use another health care professional.

You have the right to receive confidential communications from us by alternative means or at an alternative location by notifying us in writing, delivered to the address given below.

You have the right to obtain a paper copy of this notice from us, upon request to the Clinic Manager or our Privacy Officer.

You may have the right to ask us to amend your protected health information. If we deny your written request for amendment, you have the right to deliver a statement of disagreement with us at the address given below and we may prepare a rebuttal to your statement and will provide you with a copy of any such rebuttal.

You have the right to receive an accounting of certain disclosures we have made, if any, of your protected health information. Your request must be in writing, delivered to the address given below. We are required to notify you if your unsecured PHI is involved in a reportable breach.

You may complain to us or to the Secretary of Health and Human Services if you believe your privacy rights have been violated. Or, you may file a complaint with us by mail or by contacting, John Kugler, i.e. our Privacy Officer at the following address or phone number: Address: 1025 Peerless Crossing NW Cleveland, TN 37312. Phone number: 423-476-5990. We will not retaliate against you for filing a complaint.

We reserve the right to change the terms of this notice. Any change will apply to all PHI that we maintain. We post our current policy at each location and on our website. All written requests must be delivered to the Clinic Manager or mailed to HIPAA Privacy Officer. I have reviewed the Notice of Privacy Practices and understand that I may request a copy of the policy at any time.

Updated: 11/2024

Aviso de practicas de privacidad

Este Aviso describe cómo se puede utilizar y divulgar su información medica y cómo puede acceder a ella. LE ROGAMOS QUE LO REVISE DETENIDAMENTE.

Las leyes federales y estatales aplicables nos obligan a mantener la privacidad de su información medica. Tambien estamos obligados a entregarle este Aviso sobre nuestras practicas de privacidad, obligaciones legales y sus derechos en relación con su información medica (“Información medica protegida” o “PHI”, por sus siglas en ingles). Debemos seguir las practicas de privacidad que se describen en este Aviso (que puede ser modificado de vez en cuando). Para obtener mas información sobre nuestras practicas de privacidad, o para obtener copias adicionales de este Aviso, póngase en contacto con nosotros utilizando la información que aparece al final de este Aviso.

1. USOS Y DIVULGACIONES DE LA INFORMACION MEDICA PROTEGIDA:
   1. Su PHI podra ser utilizada y divulgada por el medico, el personal de nuestro consultorio y otras personas ajenas a nuestras oficinas que participen en su atención y tratamiento con el fin de prestarle servicios de atención medica, pagar sus facturas de atención medica, apoyar el funcionamiento de la empresa y cualquier otro uso exigido por la ley. Podemos utilizar y divulgar la PHI sin su autorización por escrito para determinados fines, tal y como se describe a continuación. Los ejemplos proporcionados en cada categorfa no pretenden ser exhaustivos, sino describir los tipos de usos y divulgaciones que estan permitidos por las leyes federales y estatales.
      1. Tratamiento: Podemos utilizar y divulgar la PHI para proporcionarle Por ejemplo, podemos utilizar la PHI, incluido su historial de medicamentos, para su diagnóstico, tratamiento y prestación de servicios medicos. Ademas, podemos divulgar la PHI a otros proveedores de atención medica que participan en su tratamiento.
      2. Pago: De acuerdo con la legislación federal, podemos utilizar o divulgar la PHI para que los servicios que usted reciba se facturen adecuadamente y se cobre el pago a su plan de A modo de ejemplo, podemos divulgar la PHI para permitir que su plan de salud tome ciertas medidas antes de aprobar o pagar los servicios de tratamiento. De acuerdo con la ley del estado, la divulgación de la PHI a los planes de salud requiere que usted nos proporcione una autorización o que se la proporcione a su plan de salud. Podemos ponernos en contacto con el Aval para su visita con el fin de obtener el pago.
      3. Operaciones de atención medica: Podemos utilizar o divulgar su PHI para apoyar nuestras actividades comerciales. Estas actividades incluyen, pero no se limitan a asociados comerciales, actividades de evaluación de calidad, investigaciones internas, revisiones de desempeno y capacitación de empleados. Ademas, utilizaremos una hoja de registro en el mostrador de registro en la que se le pedira su nombre y fecha de Tambien podremos llamarlo por su nombre en la sala de espera cuando el medico este listo para atenderlo. Podemos utilizar o divulgar su PHI para ponernos en contacto con usted para recordarle una cita, para notificarle los resultados de las pruebas, para informarle sobre servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interes, y para comprobar su tratamiento, progreso y satisfacción con nuestros servicios.
      4. Requeridos o permitidos por la Ley: Segun lo exija la Ley, cuestiones de Salud Publica segun lo exija la Ley, Enfermedades Transmisibles, Supervisión Sanitaria, Abuso o Negligencia, Requisitos de la Administración de Alimentos y Medicamentos, Procedimientos Legales, Aplicación de la Ley, Medicos Forenses, Directores de Funerarias, Donación de órganos, Investigación, Actividad Delictiva, Actividad Militar, Seguridad Nacional, Compensación Laboral, Reclusos y otros Usos y Divulgaciones Requeridos. De acuerdo con la ley, debemos hacerle divulgaciones a usted y cuando lo requiera el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos.
   2. Usos y divulgaciones permitidos que se pueden realizar sin su autorización, pero para los que usted tiene la oportunidad de oponerse.
      1. Familiares y otras personas implicadas en su atención. Podremos utilizar o divulgar información medica para notificar o ayudar a notificar (incluida la identificacióno localización) a un miembro de su familia, a su representante personal o a otra persona responsable de su atención, su localización, su estado general o su fallecimiento. Si esta presente, antes de utilizar o divulgar su información medica, le daremos la oportunidad de oponerse a dichos usos o divulgaciones. En caso de incapacidad o circunstancias de emergencia por su parte, divulgaremos la información medica basandonos en una determinación que utilice nuestro juicio profesional, divulgando unicamente la información medica que sea directamente relevante para la participación de la persona en su atención medica. Tambien utilizaremos nuestro juicio profesional y nuestra experiencia para hacer inferencias razonables sobre su interes en permitir que una persona se encargue de recoger recetas surtidas, suministros medicos, radiograffas u otras formas similares de información medica.
      2. Esfuerzos de ayuda en caso de catastrofe. Podremos utilizar o revelar información medica protegida a una entidad publica o privada autorizada por la ley o sus estatutos para ayudar en las labores de auxilio en caso de catastrofe con el fin de coordinar la notificación a los miembros de su familia de su ubicación, estado general o fallecimiento.
      3. Otros usos y divulgaciones permitidos y obligatorios. El uso o divulgación de su PHI para la comercialización o venta de su PHI a terceros, se realizara unicamente con su Una vez otorgada, usted podra retirar la autorización en cualquier momento por escrito.
2. SUS DERECHOS INDIVIDUALES
   1. Derecho a inspeccionar y copiar. Puede solicitar el acceso a su historia clfnica y a los registros de facturación que mantenemos con el fin de inspeccionar y solicitar copias de los mismos. Todas las solicitudes de acceso se deben realizar por En circunstancias limitadas, podemos denegar el acceso a sus registros. De acuerdo con la ley federal, no podra inspeccionar ni copiar las notas de psicoterapia, la información recopilada en previsión de un procedimiento legal o para su uso en el mismo y la PHI que este prohibida de cualquier otro modo. Podemos cobrarle una tarifa por los gastos de copiar y enviarle los registros solicitados.
   2. Derecho a comunicaciones alternativas. Usted puede solicitar, y nosotros atenderemos, cualquier solicitud razonable por escrito para que usted reciba la PHI por medios alternativos de comunicación o en lugares alternativos.
   3. Derecho a solicitar Nos puede solicitar que no utilicemos ni divulguemos ninguna parte de su PHI para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención medica. Debera presentar su solicitud por escrito e indicar la restricción especffica solicitada y a quien desea que se aplique la restricción. Si ha pagado sus servicios en su totalidad y nos pide que no divulguemos su visita a su Empresa de Seguros, atenderemos dicha solicitud. No estamos obligados a aceptar ninguna otra restricción que usted pueda solicitar.
   4. Derecho a recibir una relación de las divulgaciones. Previa solicitud por escrito, podra obtener una relación de determinadas divulgaciones de la PHI realizadas por nosotros en los ultimos seis anos. Este derecho se aplica a las divulgaciones con fines distintos a los de tratamiento, pago u operaciones de atención medica, excluye las divulgaciones hechas a usted o las divulgaciones autorizadas de otro modo por usted, y esta sujeto a otras restricciones y limitaciones. La ley nos obliga a notificarle si se produce una violación de su PHI no protegida.
   5. Derecho a solicitar una modificación. Tiene derecho a solicitar que modifiquemos su información medica. Su solicitud se debe hacer por escrito y debe explicar por que se debe modificar la Podemos denegar su solicitud en determinadas circunstancias. Si denegamos su solicitud de modificación por escrito, tiene derecho a presentarnos una declaración de desacuerdo y podremos preparar una refutación a su declaración , y le proporcionaremos una copia de dicha refutación.
   6. Derecho a recibir Avisos. Tiene derecho a obtener una copia impresa de este Aviso presentando una solicitud al Responsable de Cumplimiento del centro en cualquier momento.
   7. Preguntas y reclamaciones. Si desea mas información sobre sus derechos de privacidad, o le preocupa que hayamos infringido sus derechos de privacidad, puede ponerse en contacto con el Responsable de Cumplimiento del Tambien puede presentar una queja por escrito ante el Director de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. No tomaremos represalias en su contra si presenta una queja ante el Director o ante nuestra oficina.
3.  FECHA DE ENTRADA EN VIGOR Y CAMBIOS EN ESTE AVISO
   1. Fecha de entrada en vigor. Este Aviso entra en vigor el 15 de agosto.
   2. Cambios a este Aviso. Podemos cambiar los terminos de este Aviso en cualquier Si modificamos este Aviso, podremos hacer efectivos los nuevos terminos del aviso para toda la PHI que conservamos, incluida cualquier información creada o recibida antes de emitir el nuevo aviso. Si cambiamos este Aviso, publicaremos el aviso revisado en la zona de espera de nuestra oficina y en nuestro sitio web. Tambien puede obtener cualquier aviso revisado poniendose en contacto con el Responsable de Cumplimiento del centro.